01
认证取件
员工提交打印后，作业先留在服务器，不会立刻从设备出纸。到复合机前刷工卡、输 PIN 或人脸识别，才释放自己的文件；离开时忘了取，可以设置自动删除。
- 工卡 / PIN / 人脸
- 访客一次性取件码
- 逾期未取自动清理
待释放作业
- 季度汇报.pdf12 页 · 彩色待释放
- 合同扫描件.pdf4 页 · 黑白待释放
- 报价单.xlsx2 页 · 黑白待释放
认证通过后，只输出本人的作业。
02
配额与计费
给个人、部门或项目设置月度配额，接近上限时提醒，超出后按规则拦截或转审批。彩色、双面、大幅面可以分开计价，成本自动归集到对应科目，月底不用再手工拆账。
- 个人配额
- 部门共享账户
- 项目成本中心
- 超印审批
本月用量
接近配额时提醒，超出后按规则处理。
03
报表与审计
系统记录每一次打印、复印、扫描的账号、设备、时间、页数与色彩模式。管理员按需导出用量、成本、环保和设备报表，异常集中打印也能追溯到人。
- 用量报表
- 成本报表
- 设备报表
- 操作日志
审计记录
| 账号 | 设备 | 页数 |
|---|---|---|
| 0187 / 行政部 | 1F 东区 | 38 |
| 0241 / 财务部 | 3F 西区 | 12 |
| 0315 / 项目 A | 2F 公共 | 56 |
日志可按账号、设备、时间筛选导出。
04
扫描与归档
在设备面板上选扫描，文件可以直接发到邮箱、部门共享目录或指定的归档位置。常用收件人和扫描流程可以预设，减少每次手动输入；扫描记录同样进入日志。
- 扫描到邮箱
- 扫描到文件夹
- 预设流程
- 扫描留痕
扫描目的地
- 部门共享目录财务 / 合同常用
- 归档邮箱archive@…预设
- 个人邮箱输入地址临时
扫描件按预设路径归档，减少手工整理。
05
移动打印
手机和笔记本不必装一堆驱动：通过网页上传、邮件发送或系统自带的移动打印协议提交作业，再到任意一台已接入的设备上认证取件。访客网络也可以单独开一条受控的提交入口。
- 网页提交
- 邮件打印
- AirPrint 与 Mopria
- 访客提交
移动提交
- 网页上传选择文件后提交已接收
- 邮件打印发送到指定地址已接收
- 访客取件码一次性有效待释放
提交后到任意接入设备认证取件。
06
安全控制
打印前作业不落地，减少敏感文件被误取；账号与组织架构可以对接现有目录，权限按角色分配。管理员操作、配额调整和作业记录都有日志，出现争议时有据可查。
- 作业留存策略
- 目录账号对接
- 角色权限
- 管理日志
权限与留存
- 管理员策略 / 报表 / 设备高权限
- 部门负责人本部门用量只读
- 普通员工本人作业受限
按角色授权，关键操作留痕。
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